Attendre longtemps ses débiteurs : ce n’est pas pour cela que vous êtes devenu entrepreneur ! Une bonne gestion des débiteurs est tout aussi difficile qu’importante : vous voulez être payé, mais vous ne voulez pas mettre en péril la bonne relation avec votre client. Néanmoins, il existe un certain nombre de conseils pour être payé plus rapidement pour tout votre travail ! D’autres entrepreneurs en profitent également. En retour, vous créez plus d’espace financier pour vous-même, pour payer vos propres factures ou pour investir dans votre propre entreprise.
Soyez direct et clair
Regardez les choses en face : si vous commencez à gérer vos débiteurs lorsque les factures ne sont plus payées, il est bien sûr beaucoup trop tard. Cela commence par les conditions générales que vous partagez avec vos clients, tant verbalement que noir sur blanc. En effet, depuis le tout début ! Abordez tout de suite ce satané éléphant dans la pièce et discutez des délais de paiement. Au moins, vous n’aurez pas à courir après votre argent à cause d’un manque de clarté ! Et les paiements sont-ils finalement à la traîne ? Dans ce cas, il est bon de s’en occuper dès que possible : dans ce cas aussi, vous serez au moins clair. On ne peut pas vous bousculer.
Restez amical
Malgré une communication claire, rencontrez-vous des clients qui ne paient pas ? C’est dommage, bien sûr. Dans ce cas, le meilleur conseil pour une gestion efficace des débiteurs est le suivant : restez toujours amical. Même si les factures sont impayées depuis très longtemps. En effet, parfois plus facile à dire qu’à faire, mais très important. De cette façon, vous ne vous mettrez jamais à dos vos clients, vous aurez toujours la faveur de ces derniers et vous ne vous lancerez pas dans un vulgaire va-et-vient d’accusations. Et ne commencez pas immédiatement à menacer les agences de recouvrement ou à communiquer de manière extrêmement formelle : il y a de fortes chances que votre client se fige plutôt que d’agir.
“Une grande partie des clients non payants ne savent rien, par exemple parce que quelque chose ne s’est pas déroulé correctement sur le plan administratif”.
Demandez ce qui se passe et pourquoi la facture n’a pas encore été payée. Une grande partie des clients non-payeurs ne sont pas au courant de quoi que ce soit, par exemple parce que quelque chose ne s’est pas bien passé sur le plan administratif. Vous pouvez en tenir compte : après tout, vous savez qu’un accident peut survenir à tout moment.
Ne le laissez pas grandir trop vite
Ce n’est pas parce qu’il est important de rester amical que vous ne pouvez pas prendre les choses en main. Vous ne voulez pas être la victime des problèmes de quelqu’un d’autre ou d’une administration bâclée. Par conséquent, envoyez toujours un rappel à temps. Utilisez-vous un délai de paiement de 14 jours ? Envoyez ensuite le rappel de paiement une semaine plus tard au plus tard, en informant joliment votre client que vous vous attendiez à ce que la facture ait été payée à ce moment-là. Prévoyez toujours une date de paiement final dans votre premier rappel : mieux vaut prévenir que guérir !
Avez-vous envoyé deux rappels, puis une demande de paiement ? Si tel est le cas, respectez toujours le délai de paiement mentionné sur le rappel. Cela montre clairement que vous êtes au courant des choses. Naturellement, vous restez amical entre-temps, de sorte qu’au moins cela ne peut pas être la raison.
Envoyer un rappel complet
On vous recommande également de toujours envoyer une copie de la facture impayée avec votre rappel. Il sera ainsi plus facile pour votre client de saisir la facture originale, s’il oublie de le faire. Très sympathique de votre part !
Soulignez les conséquences
Comme mentionné dans le premier conseil : ne laissez rien à désirer en termes de clarté ! Par conséquent, indiquez les conséquences du non-paiement tant dans le(s) rappel(s) que dans toute demande.
Dans le rappel, indiquez le délai de paiement et précisez que vous enverrez un autre rappel ou une autre demande de paiement. Dans le rappel, indiquez que si le paiement n’est toujours pas effectué, vous remettrez la facture à une agence de recouvrement.
Afin de rencontrer le client à mi-chemin, vous pouvez également proposer un arrangement de paiement. De cette façon, vous pourrez peut-être encore résoudre le problème ensemble, sans que cela ne devienne une histoire juridique inutilement compliquée.
Un script d’appel pour la gestion des débiteurs, si tout se termine par un échec
Il est assez courant d’envoyer des factures par courrier électronique. Mais il arrive que les courriels n’arrivent pas ou que la boîte de réception du client soit complètement pleine. Ce n’est donc pas une mauvaise idée d’envoyer une facture par e-mail et par courrier. Ainsi, vous pouvez être sûr qu’il arrivera en temps voulu ! Qu’elle soit payée ou non est une autre histoire, bien sûr.
Mais parfois, il est préférable d’appeler tout simplement. De cette façon, il est plus difficile pour le client de vous éviter et vous maintenez un contact personnel. Demandez poliment ce qui se passe et réfléchissez avec eux, mais ne les laissez pas vous donner une excuse. Veillez à ce que vous raccrochiez au moins avec un accord clair. Confirmez toujours vos accords de paiement pris par téléphone, par e-mail ou par courrier, afin que tout soit noir sur blanc.
Conseil : créez un script téléphonique pour la gestion des débiteurs. De cette manière, vous évitez de rester bloqué au cours de la conversation, vous posez toujours les bonnes questions et vous avez à portée de main les étapes à suivre que vous pouvez indiquer à votre client si le paiement ne vient pas. Dans un script d’appel, par exemple, vous pouvez aussi inventer à l’avance des réponses aux éventuelles questions ou réactions de votre client. De cette façon, vous ne serez jamais à court de mots.
Vous souhaitez que vos factures soient payées plus rapidement ? Alors le principal conseil : prenez vos débiteurs au sérieux ! Passez suffisamment de temps sur le sujet pour le maîtriser et le garder sous contrôle, ou engagez quelqu’un qui connaît les affaires.
En tout cas, vous pouvez maintenant commencer à rendre votre gestion des débiteurs beaucoup plus efficace. Vous verrez que le nombre d’arriérés de paiement diminuera considérablement, ce qui vous facilitera grandement la vie, tant sur le plan financier qu’administratif.
Fonds de roulement pour un peu d’air supplémentaire
Malgré tout, il peut bien sûr arriver qu’un client, pour une raison ou une autre, ne paie pas pendant une longue période. Pour que cela ne vous pose pas de problème, un ajout temporaire rapide à votre fonds de roulement peut constituer une solution.
