Les personnes créatives et les entrepreneurs sont doués pour trouver de nouvelles idées. Mais malheureusement, nous ne sommes pas aussi doués pour les détails de la gestion d’une entreprise… vous savez, les « détails » comme l’établissement d’un budget d’entreprise.
Si ce genre de choses vous excite, grand bien vous fasse ! Que les chiffres soient faciles ou non pour vous, la bonne nouvelle est que vous pouvez acquérir les compétences nécessaires pour établir un budget solide et gérer les finances de votre entreprise en toute confiance.
Qu’est-ce qu’un budget d’entreprise ?
Un budget d’entreprise est un plan de dépense de l’argent généré par votre entreprise. Vous anticipez ce qui va se passer dans un avenir proche avec vos dépenses, vos recettes et vos bénéfices, et vous décidez à l’avance de ce que vous allez faire avec les bénéfices.
Que dit l’expert en leadership John Maxwell pour résumer la situation : « Un budget, c’est dire à votre argent où il doit aller, au lieu de vous demander où il est allé ».
Pourquoi doit-on établir un budget pour son entreprise ?
Vous avez besoin d’un budget d’entreprise pour de nombreuses raisons, mais la plus importante est que votre entreprise ne survivra pas sans budget.
Vous pensez qu’on exagère ? Ecoutez : Il y a 30 millions de petites entreprises en Europe. Sur les petites entreprises qui ont ouvert entre 1994 et 2018, 32,4 % ont fermé au cours de leurs deux premières années. Et seulement la moitié des petites entreprises ont survécu après cinq ans. Cela signifie que si vous et un concurrent ouvrez boutique en même temps, il y a de fortes chances que l’un de vous ne soit plus là dans cinq ans.
Si vous voulez faire partie des entreprises qui restent en place, vous devez bien gérer votre argent. Si vous ne contrôlez pas vos flux de trésorerie, vous dépenserez plus que ce que votre entreprise gagne, vous serez tenté de vous endetter et vous aurez du mal à tenir les promesses faites à vos clients et aux membres de votre équipe.
La deuxième raison principale de créer un budget d’entreprise est la tranquillité d’esprit. En tant que propriétaire d’entreprise, l’un des pires sentiments au monde est de se demander si vous serez en mesure de garder vos portes ouvertes – et les problèmes d’argent sont presque toujours au cœur de cette crainte. Mais l’établissement d’un budget vous aidera à garder le contrôle, ce qui réduira votre niveau d’anxiété et de stress.
Comment créer un budget d’entreprise en 10 étapes
Bien que vous puissiez et deviez établir un budget pour chaque année et chaque trimestre, on va parler de l’établissement d’un budget mensuel. C’est le moyen le plus simple de planifier en détail sans trop se perdre dans les méandres.
Voici les étapes les plus importantes à suivre pour créer votre budget d’entreprise :
1. Séparez vos budgets personnel et professionnel
Les choses se gâtent toujours lorsque vous mélangez vos fonds personnels avec ceux de votre entreprise. Gardez les choses propres en ayant des comptes et des budgets séparés pour la maison et le travail.
2. Choisissez votre outil de budgétisation
Décidez où vous conserverez votre budget, qu’il s’agisse d’une application ou d’un fichier Excel.
Lorsque votre entreprise prendra de l’ampleur, vous voudrez probablement utiliser un logiciel de comptabilité pour petites entreprises. Mais si vous venez de démarrer, vous pouvez vous contenter de peu pour l’instant.
3. Faites le total de vos revenus mensuels prévus
Ensuite, demandez-vous : Tout comme vous commencez votre budget personnel par vos revenus, vous commencerez votre budget d’entreprise par vos recettes. Vos revenus sont l’argent que vous gagnez en échange de vos produits ou services.
Si votre entreprise est rentable depuis un certain temps, reportez-vous à l’année dernière pour voir ce que vous pouvez espérer gagner cette fois-ci. Si vous débutez, vous ferez une estimation éclairée de ce que vous pensez gagner au cours du mois à venir.
4. Faites un bilan de toutes vos dépenses prévues
C’est fou ce que l’argent peut passer entre les mailles du filet quand on ne prend pas soin de l’inscrire au budget. Réfléchissez à toutes vos dépenses professionnelles, jusqu’au dernier trombone. Voici une liste pour vous aider à démarrer :
Coût des marchandises/inventaire
Equipement
Logiciels
Loyer et services publics
Téléphone et services de communication
Coûts de marketing et de publicité
Fournitures de bureau, frais d’expédition et d’affranchissement
Mobilier
Abonnements
Frais juridiques
Entretien et réparation
Repas
Frais de transport
Assurance
Salaires (cela n’inclut pas votre salaire)
Avantages sociaux des employés
5. Classez vos dépenses par catégorie
Une fois que vous avez votre grande liste de dépenses, il est utile de les répartir en catégories. En classant votre budget par catégorie, vous ne vous sentirez pas complètement dépassé par tous ces chiffres.
Vous pouvez par exemple regrouper vos dépenses dans ces trois catégories :
Frais fixes : Ce sont les éléments prévisibles que vous savez devoir payer chaque mois, comme le loyer, l’assurance ou les abonnements.
Dépenses variables : Certaines dépenses fluctuent d’un mois à l’autre, comme les frais d’expédition ou les services publics. Il peut également y avoir des dépenses saisonnières à prendre en compte, comme l’achat de stocks supplémentaires pour se préparer aux fêtes.
Achats ponctuels : Des dépenses ponctuelles apparaîtront de temps en temps. Vous devez peut-être remplacer une pièce d’équipement, ou vous voulez acheter un billet pour assister à une conférence. Regardez chaque mois si vous devez mettre de l’argent de côté.
6. Calculez votre bénéfice brut
Bon, c’est là que nous commençons à faire de la comptabilité. Techniquement, la comptabilité se fait à la fin de vos dépenses – elle vous aide à revoir vos dépenses et à vous assurer que vous atteignez les objectifs que vous vous êtes fixés. Mais c’est une bonne idée de planifier à l’avance la manière dont vous allez comptabiliser chaque dollar que vous dépensez et gagnez dans votre entreprise.
On va faire des calculs ! Prenez votre « revenu brut » de l’étape 3 (le montant total d’argent que vous pensez gagner ce mois-ci) et soustrayez le « coût des marchandises vendues » pour trouver votre « bénéfice brut ».
Qu’est-ce qu’on entend par « coût des marchandises vendues » ? Ce sont les dépenses directement liées à la production de votre produit ou service. Par exemple, disons que vous fabriquez des cadeaux de bébé. Votre coût des marchandises vendues comprendrait les fournitures (comme le fil, les aiguilles et les tissus) et la main-d’œuvre nécessaire à la fabrication de vos produits. Le coût des marchandises vendues ne comprend pas les coûts indirects, comme le loyer, l’assurance ou les frais de marketing. Nous y reviendrons lorsque nous parlerons des dépenses d’exploitation.
7. Soustrayez le reste de vos dépenses de votre bénéfice brut pour trouver votre bénéfice net
Nous sommes maintenant prêts à calculer votre bénéfice net, ou ce que l’on appelle la « ligne de fond ». Faites le total du reste de vos dépenses à venir pour le mois et soustrayez ce chiffre de votre bénéfice brut pour obtenir votre bénéfice net.
Votre bénéfice net est le chiffre réel que votre entreprise réalise à la fin du mois. Vous pouvez considérer votre bénéfice net comme un bulletin de notes : Il vous aide à mesurer le succès de votre entreprise.
Mais vous ne pouvez pas encore vous lancer dans les achats : il y a encore quelques étapes à franchir.
8. Divisez votre bénéfice net en quatre
Vous allez maintenant prendre votre bénéfice net et le diviser en quatre :
Taxes : Vous allez devoir payer des impôts, alors soyez prêt ! Le montant que vous devrez dépendra de votre revenu, mais une bonne règle générale consiste à réserver 25 % de votre bénéfice net pour les impôts. Vous pouvez même créer un compte bancaire séparé pour y déposer l’argent de vos impôts, afin de vous assurer que vous ne dépenserez pas trop. Si vous ne l’avez pas encore fait, on vous conseille vivement de rencontrer un professionnel de la fiscalité afin de créer un plan spécifique pour votre entreprise.
Fonds d’urgence/épargne : Un fonds d’urgence est absolument essentiel pour gérer une entreprise prospère. Considérez-le comme un tampon entre vous et la vie. Disons que votre ordinateur portable au travail ne fonctionne plus. Vous pouvez utiliser votre fonds d’urgence pour le remplacer ! Il est recommandé d’épargner de trois à six mois de dépenses d’exploitation dans votre fonds d’urgence – vous devrez donc épargner de manière agressive dès le début.
Dépenses à venir/réinvestissement : Il s’agit d’une autre partie de l’épargne, mais avec un objectif plus spécifique. Si vous savez que vous allez faire une dépense plus importante et hors du commun comme engager un entrepreneur ou investir dans une nouvelle machine, mettez de l’argent de côté dans les mois qui précèdent cet achat.
Le chèque de paie : Voici la partie amusante : Ce qui reste est à vous ! En tant que propriétaire de l’entreprise, vous êtes le dernier à être payé. Si vous rapportez beaucoup d’argent à la maison, c’est une bonne chose. Si les choses sont serrées comme c’est généralement le cas dans les premiers temps d’une entreprise, il se peut que vous ne gagniez pas beaucoup. Tenez bon. Si vous continuez à appliquer ces principes de budgétisation et à augmenter vos bénéfices, vous commencerez à en récolter les fruits.
9. Revoyez votre budget régulièrement
C’est une chose de faire un plan et une autre de s’y tenir. Après avoir établi votre budget pour le mois, faites des vérifications quotidiennes ou hebdomadaires pour vous assurer que vous l’exécutez réellement. À la fin du mois, vérifiez si vous avez dépassé votre budget dans une catégorie ou si vous n’avez pas dépensé autant que prévu dans une autre. Vous pouvez ajuster ces chiffres dans le budget du mois suivant !
10. N’abandonnez pas
Lorsque vous êtes novice en matière de budget, il peut être frustrant de se tromper, de faire des suppositions erronées ou de tout faire rater. N’abandonnez pas. Il faut quelques mois pour régler les problèmes. Alors continuez à essayer, à établir un budget et à y revenir. Cela en vaudra la peine à la fin !
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